最終更新日:2014年9月1日

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会議結果

 次の附属機関などの会議を下記のとおり開催した。

附属機関などの名称

みよし市情報公開・個人情報保護審査会

開催日時

平成26年4月17日(木曜日)

午前10時から午前10時40分まで

開催場所

みよし市役所3階会議室

 

出席者

 

坂口良行(会長)、南谷直毅、大林文敏、倉橋洋子、久野三世司

(事務局)

鈴木総務部長、片桐総務部参事、伊藤総務部次長、近藤総務専門監兼総務課長、小野田総務課副主幹、久野総務課主査

(説明のために出席した職員)

山田市民課長

次回開催予定日

平成26年6月24日(火曜日)

問い合わせ先

総務課 担当者名 小野田、久野

電話番号 0561-32-8000

ファックス番号 0561-32-2165

メールアドレス soumu@city.aichi-miyoshi.lg.jp

下欄に掲載するもの

議事録全文

要約した理由

審議経過

 

○総務課長;ただ今から、平成26年度第1回みよし市情報公開・個人情報保護審査会を始めさせていただきます。

始めに、市長から委嘱状の交付を行いますので、よろしくお願いいたします。

 

(市長より委嘱状の交付)

 

○総務課長;それでは、ここで市長より御挨拶をいただきます。

 

○市長;改めましておはようございます。みよし市長の小野田賢治と言います。よろしくお願いします。御参会の皆様方のお顔を拝見しますと、すごい方の集まりだなと思っておりますし、本市といたしましても心強い思いがしているところでございます。皆様におかれましては、本年の3月にこの審査会の任期満了ということになりましたが、新たに引き続き任期2年間お引き受けいただきまして、誠にありがとうございます。重ねてお礼申し上げます。従いまして、本審査会の狙いとか内容については、御存知のとおりでございます。本市におきましても、非常に重要な審査会のひとつであると私は認識しているところでございます。本日の審査会では、議題が3つございます。是非、御審議をお願いしたいと思っております。最後に委員の皆様には今後2年間、情報公開及び個人情報保護において重責を担っていただくことになりますが、加えて、私の気持ちとしましては、市民サイドに立って情報公開のあり方、あるいは市民に対するPRを含めて効率の良い情報提供のあり方等についても、御指南をいただけるとありがたいと思っておりますので、是非、何かの機会にお話をいただけると嬉しく思っております。今後ともよろしくお願いします。

 

○総務課長;ありがとうございました。市長はここで、公務のため退席させていただきますので、よろしくお願いします。

 

(市長退席)

 

○総務課長;それでは、人事異動により、事務局に変更がありましたので、自己紹介をお願いしたいと思います。27ページに一覧表がありますので御覧ください。

 

(自己紹介)

 

○総務課長;それでは、事前にお渡しした資料に差替えがございます。8ページと22ページの1と2が追加変更ということですので、差替えをお願いいたします。

  議題に入る前に、みよし市情報公開・個人情報保護審査会条例第6条第1項の規定により審査会に会長を置くことになっており、委員の互選により定めることになっておりますので、会長の選出をお願いしたいと思いますが、どなたかの御意見があれば、お願いしたいと思います。

 

○久野委員;今までどおり坂口委員にお願いしたいと思います。

 

○総務課長;坂口委員にお願いしたいという声がありましたがいかがでしょうか。

 

(了承)

 

○総務課長;それでは、坂口委員に会長をお願いしたいと思います。それでは、坂口会長から御挨拶をいただきたいと思います。坂口会長よろしくお願いします。

 

○坂口会長;委員会が開かれていない間に、市長さんがおそらく変わられていると思います。おそらく小野田さんという名前から見ますと、おそらく地元の方だと思います。みよしにはこういう名字の方が多いものですから。それから、御存知だと思いますが、佐治先生が91歳で亡くなられて、私の恩師に当たります。佐治先生の紹介で、この情報公開委員になったものですから、非常に残念です。91歳まで現役で仕事をやっておられて、弁護士の鑑ではないかと私も考えております。そういうことに習いまして、私も情報公開審査会には全力をかける所存でございます。よろしくお願いいたします。

 

○総務課長;ありがとうございました。続きまして、職務代理者の選出ということでございますが、情報公開・個人情報保護審査会条例第6条第3項の規定によりまして、あらかじめ会長の方から指名した委員を職務代理者とするということになっておりますので、会長より職務代理者の指名をお願いしたいと思います。

 

○坂口会長;南谷委員にお願いしたいと思います。よろしいでしょうか。

 

○南谷委員;はい

 

○総務課長;よろしいでしょうか。ありがとうございます。それでは、南谷委員に職務代理者としてお願いしたいと思います。それでは、これから議題に入らせていただきたいと思いますが、情報公開・個人情報保護審査会条例第7条の規定により、会長が議長となることになっておりますので、取りまとめを会長にお願いしたいと思います。本審査会の議題につきましては、会議を公開としておりますので、よろしく御了承いただきたいと思います。それでは、会長の方から議事をお願いしたいと思います。

 

○坂口会長;それでは、次第の方に書いてあります議題の1番、平成25年度情報公開制度及び個人情報保護制度における開示等の状況について、事務局から説明をお願いいたします。

 

○総務課副主幹;それでは、本日差替えでお配りした1ページの資料を御覧ください。25年度の情報公開条例による開示請求の件数と処理状況となっております。開示請求は、全部で86件ございまして、それに対しまして、全部開示が22件、部分開示が51件、不開示が13件でございました。部分開示につきましては、個人の氏名、住所、印影等の個人情報、それから法人に係る会社の印影ですとか従業員の氏名等の法人に関する情報が、主な不開示の部分となっております。不開示の13件につきましては、請求した文書自体が存在しないということで、不開示の決定とさせていただいております。参考までに、23年度、24年度の開示請求と開示内容と件数を掲載させていただいております。

  続きまして、2ページから22ぺージの2までにつきましては、各請求に対する請求内容と開示内容となっております。黄色の網掛けの案件につきましては部分開示、網掛けのない部分は全部開示を示しております。それから、4ページを見ていただきまして、赤色の網掛けの案件につきましては、文書不存在ということで、不開示の案件となっております。

  続きまして、23ページを御覧ください。個人情報保護条例に基づく、開示請求件数と処理状況の一覧となっております。25年度の開示請求は、4件ございまして、そのうち全部開示が2件、不開示が1件、取り下げが1件ございます。不開示の1件につきましては、請求した文書が存在しないということで不開示の決定をしております。取り下げの案件につきましては、請求した文書が手元に見つかったということで、開示の請求の取り下げがありました。こちらも参考までに、23年度、24年度の開示件数を掲載させていただいております。1枚めくっていただきまして、24ページに個人情報の開示請求の内容を掲載しております。赤色の網掛け部分が、不開示、青が取り下げ、白が全部開示となっております。

  続きまして、25ページを御覧ください。25年度の情報公開制度に関する不服申立ての状況ですが、25年度の不服申立ては1件もございませんでした。

  以上、簡単ですが説明とさせていただきます。

 

○坂口会長;ただ今事務局から説明ございましたが、御意見、御質問等ありましたら、委員の皆さんからお願いします。まず、24ページの青なんですが、パシポートではなくパスポートではないでしょうか。

 

○総務課副主幹;申し訳ございません。パスポートです。

 

○南谷委員:ひとつよろしいでしょうか。24年度から23年度にかけて件数が減っているのですが、23年以前と比較しまして、いかがでしょうか。

 

○総務課副主幹;23年以前と比較しましても減少してきておりまして、24年度から25年度の減少につきましては、訴訟関係で開示請求があったのですが、25年に結審して、それ以後はその関係の開示請求がなくなったものですから、その件数であると思われます。

 

○南谷委員;23年度と24年度がむしろ、少し特殊事情があったということでしょうか。ありがとうございます。

 

○坂口委員;ちょっといいですか。手続きについてですが、開示請求して、存在しないというのがほとんどでしたね。あらかじめ、請求を出す前にこういう文書はありますかという問合せはその担当課に出来るのでしょうか。我々は、よく弁護士として職務を行う場合に、これはありますかと事前に確認して、文書がなければやらないという場合もあるのですが、どうでしょうか。

 

○総務課副主幹;そのような手続をされている部分もあります。

 

○坂口会長;事実上、ないよと言われればやらないということですね。例えば、これはありますよと言って正式な請求を出せば出しますよというアドバイスをすることもあるのでしょうか。

 

○総務課副主幹;文書の特定が出来ない場合もありますので、こういった文書ですかというような、請求文書を特定してもらうようなことはあります。

 

○坂口会長;事前な打合せみたいなものですね。市民に対するサービス的な意味合いですね。わかりました。

 

○久野委員;今日いただいた資料の中で、受付年月日が3月31日になっているものの決定日が、ほとんどが4月14日ですが、最後だけ4月1日になっていますが、これは3月31日に来て、その日のうちに開示できてしまう程、簡単なものだったのでしょうか。

 

○総務課副主幹;部署が分かれておりまして、4月1日に決定しているものは都市計画課というところでございまして、これは文書の特定がすぐに出来たということで、決定の日付が他のものより早かったということです。

 

○久野委員;都市整備課のものとは少し違う訳ですね。

 

○総務課副主幹;都市整備課のものは、文書量が多かったので、時間がかかったということです。

 

○南谷委員:初歩的なことをお尋ねしてよろしいでしょうか。コピー代は負担していただけるのでしょうか。

 

○総務課副主幹;1枚10円です。

 

○南谷委員;最後にある電子データCD-Rというものがありますが、これも実費は負担してもらうような形でしょうか。

 

○総務課副主幹;今までにCD-Rによる請求はありませんが、規定上はCD-Rによる提供もできることになっています。

 

○坂口委員;例えばCD-Rを請求者が持ってきて、これに入れてくれと言えば、CD-R代は取らないということでしょうか。裁判所の場合、CD持ってきてくださいと言われます。それで、そのCDに入れるので、費用は取らないということですね。

 

○総務部長;本人が持ってきたCDに入れることはできると思いますが、ただ最近、ウィルスとかの問題があって、それを入れること自体を電算担当は、セキュリティポリシーの中であまりよろしくないと考えています。

 

○坂口会長;わかりました。1枚10円というのは、他市町村と比べて、安いという評価で良いでしょうか。以前は、こういう情報公開の値段が高いので、拒んでいるのではないかと様々な団体から言われたことがありますが、10円なら実費くらいでしょうね、おそらく。

 

○総務課副主幹;近隣とは変わりはないと思われます。

 

○坂口会長:近隣と変わらないでしょうね。

 

○南谷委員;無料のところもあるのでしょうか。

 

○総務部長;それはないかと思いますが。

 

○総務課副主幹;昔は、請求自体に手数料がかかる自治体もあったと思います。

 

○坂口会長;他に質問、御意見よろしかったでしょうか。それではないようですので、議題第1点はこれで終了させていただきます。議題第2点目、平成26年度審査会の開催日程について、事務局から御説明お願いします。

 

○総務課副主幹;26ページを御覧ください。今年度も6月、8月、10月、2月、2ヶ月に1回、審査会の案件が発生した場合に開催させていただきたいと思います。不服申立て等の案件がなければ、開催しないという取扱いでお願いします。それでは、すいませんが日程の調整の方をお願いします。

 

(各委員により日程調整)

 

○坂口会長;6月24日、8月7日、10月7日、12月2日、

2月3日、いずれも午前10時からにいたします。議題2点目は以上でよろしいかと思います。

  それでは、第3点目の議題に移ります。住民票の写し等の交付に係る本人通知制度の開始について、市民課の方からお願いします。

 

○市民課長;市民課長の山田と申します。今回、住民票の写し等の交付に係る本人通知制度に関する要綱、こちらの方を制定させていただきましたので、本審査会に報告という形で、議題に挙げさせていただいております。また、昨年5月にこの審査会で御説明をさせていただきましたが、そのときは住民票の写し等が不正に取得された場合における本人通知制度の実施要領、こちらについて御説明をさせていただいております。そのときの審査会といたしましては、犯罪事実として確定した場合は良いが、他の機関から情報提供を受けて行うのは、非常に不安であるという御意見をいただきました。この本審査会の御意見をいただきまして、再度内部の方で検討させていただいたところ、通知については見送った方が良いということで、不正に取得された方に対する通知は送っていませんので、この場をお借りしまして、御報告をさせていただきます。

  それでは、今回の制度について、御説明をさせていただきます。資料の方が、28ページとなっております。まず、1としてですが、この制度の目的を記載しております。第三者が、住民票の写しや戸籍の証明等を不正に取得し、個人の人権が侵害されることを防止、抑止するために、事前に登録した本人に通知するといった制度を開始するものでございます。2といたしまして、対象となる証明書でございますが、①から⑤にあるものが対象となっているということで、消除されました住民票、それから、除籍されました戸籍等も含まれております。3といたしまして、通知する案件でございます。本人でない第三者に交付した場合に、通知するということで、ここで言います本人でない第三者につきまして、少し御説明をさせていただきます。住民票の関係と戸籍の関係で少し違うのですが、住民票の関係で申しますと、本人又は同一の世帯に属する者でない者、つまり別の世帯の者ということで、そういった方を第三者という形を取っております。それから、戸籍の関係で言いますと、本人又はその配偶者、直系尊属若しくは直系卑属でない者というのを第三者ということで規定をさせていただいております。それから、国、地方公共団体に交付した場合は、この通知の案件から外すという形を取っております。それから、4といたしまして、事前登録でございます。この制度を利用するには、事前に市に登録の申込みをしていただきます。登録期間につきましては3年間、登録の内容に変更が生じた場合は、その変更の届出をいただくという形で、死亡した方、失踪宣告を受けた方は登録できない、従いまして、登録をされた後に死亡された方については、その登録を削除させていただくという形を取ります。それから、5といたしまして、通知の内容でありますが、交付の年月日、交付した証明書の種別及びその通数、交付した第三者の種別ということで、委任状を添付した代理人か、それ以外の方か、そういった区分を通知するということを予定しております。それから、6といたしまして、個人情報の開示請求となりますが、5の通知の内容では第三者が証明書を取得したことはわかりますが、誰が取得したということはわからないということになります。本人の希望によりますが、みよし市個人情報保護条例の規定に従いまして、住民票の写し等の交付申請書、実際の申請書の方ですが、こちらの方の開示請求を市長宛てにするということによって、代理人等の第三者の住所、氏名等を確認いただくということで、こちらの方は要綱の定めではなくて、個人情報保護条例の規定による任意の形を取って行くということになります。それから、7といたしまして、この制度は本年4月1日から施行しております。それから、8といたしまして、本制度をわかりやすく説明させていただいたものでございます。それから、9といたしまして、みよし市に住民票を置かれている市民や本市に戸籍を置かれている方等への啓発の方法を記載してございます。新聞社等への報道提供、それから、みよし市のホームページへの掲載を2月の21日に行っております。それから毎月2回発行している公報みよし3月の15日号に掲載をいたしまして、広くPRをさせていただいております。それから、報道提供をしたということで、4月1日にですが、中日新聞の豊田版に制度を実施するということで記事を掲載していただいております。それから、10といたしまして、県内の他市町村の実施状況でございます。本年の4月1日現在では、名古屋市始め8市2町で実施されておりまして、本市は11番目に実施ということで、隣の豊田市さんにつきましては、昨年の11月からこの制度を実施しております。参考といたしまして、30ページから32ページまでに要綱を添付させていただいております。全部で9条立てとなっております。資料については以上ですが、本制度の流れといたしまして、6で説明しましたとおり、任意でありますが、代理人等の第三者の住所、氏名等を確認するために条例の規定による開示請求がされます。市は、条例の規定に従いまして、不開示情報を除いて開示をしていくということになろうかと思いますが、この開示決定に対する不服申立てがあった場合、決定するときにこちらの審査会の方に御意見をいただくということになっておりますので、あらかじめこの制度を実施しますということで御説明をさせていただいて、御理解をいただきたいと考えております。以上説明とさせていただきます。

 

○坂口会長;御意見、御質問等がありましたら、委員の皆さんお願いいたします。

 

○倉橋委員;もう実施されている訳ですよね。どれくらいの方が利用されていますか。

 

○市民課長;登録ですが、昨日現在で、4月1日の新聞を見てすぐに来た方もおりますが、16件の方が登録をされております。

 

○南谷委員;他の施行されているところの登録率みたいなものは、把握されていますでしょうか。

 

○市民課長;少し古いですが、今年の1月1日時点のものがあります。

 

○総務部長;コピーしてお配りしてください。市町村によってパーセンテージが違うみたいです。関心が高いところもあるようです。

 

○市民課長;後ほどコピーしたものをお配りしますが、ざっと申し上げますと、名古屋市さんが663件、豊川市さんが51件、津島市さんが77件、東海市さんが28件、知立市さんが32件、あま市さんが79件、扶桑町さんが18件、大治町さんが0件、豊田市さんが144件、豊田市さんにつきましては、今週入ってから再度お伺いしたところ168件の登録があるということでございます。

 

○倉橋委員;件数は人数ですか。

 

○市民課長;人数でございます。お母さんと子どもさんとそれぞれ登録されている方は、それぞれで1件とカウントしております。

 

○坂口会長;死亡したものは登録できないと書いてありますが、今まで生きておられた方が亡くなったときは、自動的に登録が抹消するということでしょうか。

 

○市民課長;消除という形にさせていただきます。

 

○坂口会長;市の職権で、確認した上で消除するということですね。

 

○市民課長;みよしに住民票がある方は、それで消除できますし、戸籍がある方もそれでできますが、除籍された方でみよしから出られて死亡がわからない場合は、消除の手続ができません。市の市民課でわかる範囲で、消除します。

 

○久野委員;申し込むときに、例えば年配のおじいさん、おばあさんがいらして、そういう人が申込みをするときに、運転免許がない、パスポートもない、それで保険証はあるけど顔の写真はない、結局本人の確認が取れない場合はどういう対応をされますか。

 

○市民課長;要綱の方には、住基カードですとか、免許証、パスポート等で本人確認ができる写真が付いたものという規定をさせていただいておりますが、そういったものがない方もおりますので、そういった方については、保険証とか、キャッシュカード、そういったものを2点以上確認させていただきます。そういったものが何もないという方は、聞き取りということで、その方の子どもさん、親御さん、家族構成をお伺いしまして、本人確認をさせていただいております。

 

○久野委員;それから、外国の方は在留カードを持っているとは思いますが、外国の方がどこに何人住んでいるか把握しているのでしょうか。

 

○市民課長;外国人の方につきましては、以前は外国人登録法ということで、それぞれの市町村が登録の台帳を管理しておった訳ですが、平成24年7月9日に住基法が改正されまして、日本人と同じように住民票が外国人の方も出来るようになりましたので、今はそれぞれの市町村で住民登録がされておりますので、みよしでいきますと1,500人くらいの方の住民票がございます。

 

○総務部長;カードをもらった人しか住民票に登録していないので、旅行で来られている方の登録はないですよね。

 

○市民課長:はい。3ヶ月を超えて滞在する方等、法的に在留が許される方だけ住民票が作成されるということになります。

 

○南谷委員;通知は住民票上の住所に行くのでしょうか。又は、登録のときに指定してもらうのでしょうか。

 

○市民課長;住民票がみよしにあれば住民票の住所ですし、みよしに住民票がない場合は、免許証等で確認させていただいて住所地の方に送らせていただくということで、登録の申請書に住所地を書いていただきます。

 

○総務部長;戸籍だけみよしにある場合もありますので、送付先を確認する必要がありますね。豊田市さんが、去年の10月からこの制度をやられまして、市民の方からもみよしはいつからですかという要望があって、それ以前から検討していたものがありましたが、やらざるを得ないということでこの4月から開始しました。

 

○坂口会長;これは、条例を制定されているということでしょうか。

 

○総務部長;条例ではなく、要綱を制定しております。豊田市さんも同じように要綱を制定しています。

 

○坂口会長;例えば、第三者が住民票を請求する場合に、どのような場合に出していますか。

 

○市民課長;第三者ということで、代理人の方で言いますと、委任状をお持ちの方ですね。

 

○坂口会長;そうではなくて、本人以外の第三者ですね。要するに職務上資格がない方が、この方にお金を貸したが逃げてしまったので、どこに行ったか調べたいという人が、住民票を出してくださいと言った場合は、どのような取扱いになりますか。

 

○市民課長;そのような場合は、債権の契約書とか、そういったものを見せていただいて、確かに貸し借りをしているということの確認や、免許証等でその方の本人確認もさせていただいています。

 

○坂口会長;利害関係等が疎明できれば、出しているということですね。資格のある方は、職権で出来ますからね。

 

○総務部長;車の契約をされた場合もそうですね。ディーラーの方は、委任状がなくても車の契約書に基づいて請求することができますね。

 

○市民課長;契約書、ディーラーの従業員であるという証明書、免許証等の本人である証明書を確認して、お出ししています。

 

○坂口会長;戸籍関係は出していないですよね。

 

○市民課長;そういったものでは、住民票しか必要ありませんので、お出ししていません。

 

○坂口会長;わかりました。今まで、他の市等でトラブルがあったということは聞いていませんか。

 

○市民課長;特に聞いておりません。

 

○坂口会長;わかりました。他にないようですので、この第3点は以上で終了ということでお願いします。

 

○市民課長;ありがとうございました。

 

○坂口会長;その他何か議題等ございましたら、出していただきたいと思います。

 

○大林委員;少しすいません。私事なのですが、平成28年3月31日をもって定年になりますので、委員を他の方にお願いしたいと思います。

 

○坂口会長;わかりました。

 

○総務部長;また、御紹介いただけると助かります。長い間ありがとうございました。あと2年よろしくお願いします。

 

○坂口会長;それでは、これで平成26年第1回情報公開・個人情報保護審査会を終了いたします。

 

○総務課長;ありがとうございました。次回の審査会につきましては、案件があれば、6月24日火曜日午前10時から予定しておりますので、よろしくお願いします。

 

お問い合わせ

部署名:総務部総務課  

電話:0561-32-8000

ファクス:0561-32-2165

メールアドレス:soumu@city.aichi-miyoshi.lg.jp

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